Wie es funktioniert

Drei Schritte —
vom Plan zur Abrechnung.

Plan, Erbringen, Abrechnen. Das war's. Was dazwischen liegt, übernimmt das System.

Wie es funktioniert

Ein Tag mit CareFlow

  1. 01

    Plan

    Touren werden aus Verträgen und Verfügbarkeiten zusammengestellt — automatisch, mit einem Blick auf Konflikte.

  2. 02

    Erbringen

    Pflegekräfte sehen ihren Tag auf einer Karte, dokumentieren am Patientenbett, melden Abweichungen sofort.

  3. 03

    Abrechnen

    Leistungen fließen automatisch in den Abrechnungs­lauf. Pflegekasse, Selbstzahler und GoBD-nahe Exporte bleiben sauber getrennt.

Im Detail

So sieht ein Werktag mit CareFlow aus.

Drei Phasen, die ineinander­greifen — keine doppelte Eingabe, kein Tool-Wechsel, kein Excel-Export, der zwei Stunden später schon falsch ist.

01

Phase 1 · Plan

Aus Verträgen wird ein Plan, der nicht reißt.

Stamm­daten, Verträge und Verfügbarkeiten fließen automatisch in den Tagesplan. Der Solver berücksichtigt Skills, Pausen, Fahr­zeiten und Konflikte — und legt dir mehrere Optionen vor.

  1. Stammdaten aus deinem Altsystem importiert
  2. Verträge mit Leistungs­paketen verknüpft
  3. Verfügbarkeiten und Urlaube fließen aus dem Dienstplan
  4. Solver schlägt 1–3 Pläne mit Konflikt-Score vor
  5. Du genehmigst — oder änderst per Drag-and-drop
02

Phase 2 · Erbringen

Im Einsatz arbeitet die App, nicht das Handbuch.

Beim Patienten zählt Geschwindigkeit. Die App führt durch Pflicht­felder, GPS-Check-in dokumentiert die Anwesenheit, Sprache-zu-Text spart Tippzeit. Abweichungen mit Pflicht-Kommentar — alles audit-fest.

  1. Tour als Karten- oder Listenansicht öffnen
  2. GPS-Check-in beim Eintreffen automatisch
  3. Leistungen erfassen — per Antippen oder Sprache
  4. Abweichungen mit Foto und Pflicht-Kommentar
  5. Digitale Signatur am Ende der Visite
03

Phase 3 · Abrechnen

Vom Leistungs­nachweis zum SEPA-Lauf — ohne Doppel­erfassung.

Was im Tag erfasst wurde, landet ohne Umweg im Abrechnungs­modul. Validierung gegen Vertrag und Leistungs­katalog läuft automatisch. Pflegekasse, Selbstzahler, Investitions­kosten und GoBD-nahe Exporte bleiben nachvollziehbar.

  1. Leistungen werden monatlich gebündelt
  2. Validierung gegen Verträge und Leistungs­katalog
  3. Splittung Pflegekasse / Selbstzahler / Inv-Kosten
  4. Export als DATEV, Lexware, Sage, SEPA-XML
  5. Audit-Export für interne Prüfung und Steuerberatung
  6. Mahnstufen mit Eskalation an Buchhaltung

Onboarding

Vierzehn Tage. Ein Plan. Live in Woche zwei.

Kein vager Projekt­fahrplan. Du bekommst Termine, Verant­wortliche und ein klares Ziel pro Woche — wir liefern.

  1. Woche 1

    Kennen­lernen & Setup

    Wir analysieren deine Touren, Verträge und Daten­quellen. Du bekommst einen festen Ansprech­partner, der das Onboarding bis zum Live-Termin begleitet.

    • Workshop vor Ort oder remote
    • Migrations­plan & Termin­schiene
    • Mandant aufgesetzt
  2. Woche 1–2

    Migration & Konfiguration

    Wir importieren Stammdaten, Verträge, Mitarbeiter und Schichten. Die Auto-Pipeline wird auf deine Pakete und Leistungs­logik konfiguriert.

    • Stammdaten-Import aus Altsystem
    • Vertrags­mapping mit Pflegekassen
    • Schicht­vorlagen kalibriert
  3. Woche 2

    Schulung & Pilot

    Disposition und Pflegeteam werden geschult — Disposition tiefer, Team kompakt. Erste Pilot-Touren laufen parallel zum Altsystem.

    • 1 Tag Disposition-Schulung
    • 2 h Mobile-App-Schulung
    • 3 Tage Pilot mit Doppel-Erfassung
  4. Tag 14

    Live-Betrieb

    Du gehst live — wir bleiben in den ersten zwei Wochen täglich erreichbar. Danach Übergabe an den regulären Support mit garantierten Reaktions­zeiten.

    • Go-Live mit Stand-by-Hotline
    • Tägliche Stand-ups Woche 3–4
    • Übergabe an SLA-Support
  • 10 TageMigrationvon Stammdaten und Verträgen
  • 0 €Setup-Gebührauch bei Wechsel von anderen Tools
  • 5 TageSchulungvor Ort und remote
  • Tag 14Live-Betriebmit Begleitung der ersten Touren

„Wir haben unsere Verwaltungs­zeit halbiert — und können wieder bei den Patienten sein, statt im Büro zu sitzen."

Marlies HartmannPflegedienstleitung, Pflege Sonnenblume

Migration

Wechsel ohne Datenverlust und ohne Doppel-Erfassung.

Ein Wechsel der Software ist heikel — wir wissen, wo es weh tut, und übernehmen die kritischen Schritte.

Stammdaten

Patienten, Mitarbeiter, Verträge, Leistungspakete — wir importieren CSV, Excel oder direkt aus dem Altsystem.

Touren & Schichten

Bestehende Tour­vorlagen werden übernommen, der Solver re-optimiert sie nach deinen Vorgaben.

Doku-Historie

Alte Pflege­berichte bleiben revisions­sicher zugreifbar — als Read-only-Archiv neben den neuen Einträgen.

Abrechnungs­läufe

Offene Forderungen und Mahnstände werden eingespielt, damit dein Buchhaltungs­team nahtlos weiterarbeitet.

In zwei Wochen live

Lass uns zeigen, wie CareFlow bei dir aussieht.

30 Minuten an deinem echten Tag — keine Folien, keine Versprechen, die wir nicht halten.

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Sieh CareFlow an deinem echten Tag.

Statt Hochglanz-Folien zeigen wir das Produkt mit deinen Touren, deinen Mitarbeitern und deiner Abrechnungs­logik. So weißt du nach 30 Minuten, ob es passt.

  • Kein Verkaufs-Druck

    30 Minuten, an deiner echten Tour. Wir zeigen das Produkt — du entscheidest in Ruhe.

  • Persönlich, nicht per Formbrief

    Du sprichst mit jemandem, der das Produkt selbst gebaut hat. Keine Vertriebs-Telefonketten.

  • Klare nächste Schritte

    Nach der Demo weißt du, ob es passt, was es kostet und wie ein Onboarding bei dir aussehen würde.

  • Beschaffung vorbereitet

    AVV, TOMs und Hosting-Nachweise liegen für Einkauf, Datenschutz und Geschäftsführung bereit.

30 Minuten, kein Druck

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