1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung der Software- und Serviceleistungen von CareFlow GmbH durch unternehmerische Kunden. Abweichende Bedingungen des Kunden finden nur Anwendung, wenn ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt wurde.
2. Vertragsgegenstand
CareFlow GmbH stellt eine Softwarelösung für Einsatzsteuerung, Nutzerzugang, Kundenportal, Datenschutzprozesse und zugehörige Betriebsfunktionen bereit. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweils vereinbarten Paket, den gebuchten Zusatzleistungen und der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung.
3. Leistungserbringung
CareFlow GmbH stellt die vereinbarten Funktionen innerhalb der vertraglich vorgesehenen Umgebung bereit. Wartungen, technische Weiterentwicklungen und sicherheitsrelevante Änderungen sind zulässig, sofern der wesentliche Vertragszweck nicht beeinträchtigt wird.
4. Mitwirkungspflichten des Kunden
Der Kunde stellt sicher, dass bereitgestellte Zugangsdaten nur von autorisierten Personen genutzt werden, dass eigene Inhalte und Stammdaten rechtmäßig verarbeitet werden und dass interne Prozesse so organisiert sind, dass die Nutzung von CareFlow GmbH sachgerecht erfolgen kann.
5. Vergütung, Abrechnung und Preisänderungen
Die Vergütung richtet sich nach dem vereinbarten Paket sowie nach gegebenenfalls anfallenden nutzungsabhängigen Preisen (aktive Tracker, Events, Einsaetze, Zusatzleistungen). Maßgeblich sind die im Vertragsverhältnis hinterlegten Commercial-Parameter.
§1 Preisanpassungen: CareFlow GmbH ist berechtigt, Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen anzupassen. Die Ankündigung erfolgt per E-Mail an die hinterlegte Kontaktadresse. Der Kunde hat das Recht, den Vertrag mit Wirkung zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisänderung zu kündigen (Sonderkündigungsrecht).
§3 Zahlungsverzug: Bei Zahlungsverzug sendet CareFlow GmbH bis zu drei Zahlungserinnerungen in angemessenen Abständen. Nach der letzten Mahnstufe beginnt eine Grace-Period von 7 Tagen. Bleibt die Zahlung danach aus, ist CareFlow GmbH berechtigt, den Zugang zum Dienst einzuschränken oder zu sperren. Nach Begleichung der offenen Beträge wird der Zugang unverzüglich wiederhergestellt.
Rechnungen werden digital gemäß den Anforderungen der GoBD ausgestellt und archiviert. Ausgangsrechnungen werden 10 Jahre aufbewahrt (§ 147 AO, § 257 HGB). Rechnungen sind nach Ausstellung unveränderlich gespeichert und mit einem kryptografischen Hash versehen.
Steuer: Deutsche Kunden erhalten Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer (aktuell 19 %). Kunden aus EU-Mitgliedstaaten mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten Rechnungen im Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). Die Steuerschuld geht in diesen Fällen auf den Leistungsempfänger über.
6. Laufzeit, Kündigung und Datenlöschung
Laufzeit und Kündigungsfristen richten sich nach der individuellen Vereinbarung. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
§9 Automatische Verlängerung: Der Vertrag verlängert sich automatisch um den vereinbarten Zeitraum, wenn er nicht mit der vereinbarten Frist vor Laufzeitende gekündigt wird. Die Kündigung bedarf der Textform.
§4 Daten nach Kündigung: Nach Kündigung gewährt CareFlow GmbH dem Kunden noch 30 Tage vollen Zugriff auf seine Daten, damit diese exportiert werden können. Nach Ablauf dieser Frist werden alle personenbezogenen Daten vollständig und unwiederbringlich gelöscht. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungsdaten (10 Jahre) bleiben hiervon unberührt.
7. Verfügbarkeit und Haftungsbeschränkung
§6 Verfügbarkeit: CareFlow GmbH strebt eine Systemverfügbarkeit von mindestens 99 % im Jahresmittel an (gemessen außerhalb geplanter Wartungsfenster). Eine Garantie für ununterbrochenen Betrieb wird nicht übernommen. Geplante Wartungsarbeiten werden rechtzeitig angekündigt.
§5 Haftungsausschluss für Prognosen: CareFlow GmbH stellt Routing-Prognosen, ETA-Berechnungen, Verspätungsvorhersagen und Optimierungsempfehlungen als Entscheidungsunterstützung bereit. Diese Daten basieren auf Algorithmen und externen Datenquellen. CareFlow GmbH übernimmt keine Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität dieser Informationen. Für Entscheidungen, die auf Basis dieser Daten getroffen werden, haftet ausschließlich der Kunde. Eine Haftung von CareFlow GmbH für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder Folgeschäden aus der Nutzung von Prognosedaten ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.
Im Übrigen haftet CareFlow GmbH nur bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und wesentlichen Vertragspflichten (Kardinalpflichten).
8. Datenschutz und Vertraulichkeit
Die Parteien beachten die jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften (DSGVO, BDSG). Soweit CareFlow GmbH personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, wird ergänzend ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen. Beide Parteien verpflichten sich zur vertraulichen Behandlung nicht öffentlicher Informationen.
9. Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz von CareFlow GmbH. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.